Petit guide, sans prétention,
à l'intention des relationnistesJournalistes et relationnistes vivent en curieuse symbiose. Les relationnistes ont besoin des journalistes pour promouvoir produits et événements. Les journalistes ont besoin des relationnistes pour être informés.
Internet a signalé l’adoption du courrier électronique comme médium privilégié de communication. Disons qu’il est capital de maîtriser l’outil logiciel mais qu’à ce chapitre, en raison des nombreux logiciels utilisés, nous ne pouvons que vous inviter à lire attentivement vos manuels.
Les journalistes reçoivent une très grande quantité de communiqués. Cependant, pour nous simplifier la vie à tous, et rendre nos rapports plus agréables, envisagez d’adopter pour vos communications avec la presse ces quelques simples règles inspirées du guide «The Care and Feeding of The Press» de la journaliste Esther Schindler.
1. Avant de transmettre une information à un journaliste, renseignez-vous sur ce qu’il ou elle traite dans ses articles ou reportages, quel est son champ d’affectation. Vous éviterez ainsi de communiquer de l’information à des personnes qui n’en ont aucun besoin ou pour qui votre information ne représentera aucun intérêt.
2. N’incluez jamais l’ensemble des adresses des personnes à qui vous transmettez un communiqué ou une information dans le champ To: de votre logiciel de courrier électronique. Dans bien des cas, l’irritant est que cette liste est souvent plus longue que votre communiqué. De plus, vous dévoilez ainsi votre stratégie de communication. Inscrivez donc votre liste de destinataires dans le champ Bcc: de votre logiciel.
3. Ne faites jamais parvenir de fichier-joint non sollicité. Il y a ici des problèmes de compatibilité de plate-forme, de temps de chargement des pièces jointes, et parfois de fichiers infectés. Transmettez l’information en texte non enrichi, plus grand dénominateur commun, dans le corps du message, ou encore l’adresse d’une page Web où se trouve le communiqué.
4. Utilisez un fichier signature pour vos communications; inscrivez vos coordonnées complètes.
5. Ne faites pas suivre votre message par courrier électronique d’un appel téléphonique. Si l’information nous intéresse, nous communiquerons avec vous.
Et voilà, merci de votre attention.
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